Governança: Processo Eletrônico no Executivo

A transição para o ambiente digital tornou-se um imperativo na administração pública, redefinindo as bases da governança no Poder Executivo. O processo eletrônico não é apenas uma ferramenta de modernização tecnológica, mas um instrumento de efetivação de princípios constitucionais, como a eficiência, a transparência e a economicidade. Profissionais do setor público, desde procuradores e defensores até auditores e juízes, deparam-se diariamente com os desafios e as potencialidades desse novo paradigma. A compreensão aprofundada do arcabouço normativo e das melhores práticas de governança é essencial para garantir a segurança jurídica e a otimização dos serviços prestados ao cidadão.

A Base Normativa do Processo Eletrônico no Executivo

O alicerce legal para a implementação e o funcionamento do processo eletrônico no Poder Executivo Federal consolidou-se com a Lei nº 14.129/2021 (Lei de Governo Digital), que estabelece princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência da administração pública, especialmente por meio da desburocratização e da inovação. Essa legislação representa um marco na consolidação do Governo Digital, impondo a obrigatoriedade da oferta de serviços públicos em formato digital, salvo exceções justificadas.

Além da Lei de Governo Digital, o Decreto nº 8.539/2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, continua sendo uma referência fundamental. Este decreto detalha procedimentos, como a criação, a tramitação e a guarda de documentos digitais, estabelecendo diretrizes para a interoperabilidade e a segurança da informação.

A governança do processo eletrônico exige, ainda, a observância estrita da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD - Lei nº 13.709/2018). A administração pública, ao coletar, armazenar e tratar dados pessoais no âmbito do processo eletrônico, deve garantir a privacidade e a segurança dessas informações, sob pena de responsabilização administrativa e civil.

Governança e Transparência: A Relação Indissociável

A implementação do processo eletrônico potencializa a transparência ativa e passiva, conforme determinado pela Lei de Acesso à Informação (LAI - Lei nº 12.527/2011). A governança adequada exige que os sistemas eletrônicos sejam concebidos com interfaces amigáveis e mecanismos de busca eficientes, permitindo ao cidadão o acompanhamento fácil e rápido de seus requerimentos e processos.

O Tribunal de Contas da União (TCU) tem se manifestado reiteradamente sobre a importância da transparência no processo eletrônico. Acórdãos recentes (como o Acórdão 2.467/2023-Plenário) reforçam a necessidade de que os sistemas garantam o acesso à informação de forma clara e tempestiva, mitigando o risco de opacidade e favorecendo o controle social. A governança do processo eletrônico deve, portanto, alinhar-se aos ditames da LAI, garantindo o direito à informação, com as ressalvas legais referentes ao sigilo e à proteção de dados pessoais.

Desafios Práticos na Gestão do Processo Eletrônico

Apesar dos inegáveis avanços, a gestão do processo eletrônico no Executivo apresenta desafios práticos que exigem atenção dos profissionais do direito e da gestão pública. A interoperabilidade entre diferentes sistemas (como o SEI - Sistema Eletrônico de Informações e sistemas legados) continua sendo um obstáculo, demandando esforços contínuos de integração tecnológica e padronização de dados.

A segurança da informação é outra preocupação central. A vulnerabilidade a ataques cibernéticos e o risco de vazamento de dados exigem a adoção de medidas robustas de proteção, incluindo a utilização de certificação digital (ICP-Brasil) para a garantia da autenticidade e da integridade dos documentos. A governança do processo eletrônico deve contemplar políticas claras de segurança da informação e planos de contingência para garantir a continuidade dos serviços em caso de incidentes.

A Questão da Assinatura Eletrônica

A Lei nº 14.063/2020, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, estabelece diferentes níveis de assinatura (simples, avançada e qualificada), adequando o nível de segurança à natureza e à complexidade do ato praticado. A governança do processo eletrônico deve assegurar que o nível de assinatura exigido seja proporcional ao risco envolvido, evitando exigências desnecessárias que dificultem o acesso do cidadão aos serviços públicos. A jurisprudência, especialmente no âmbito do Superior Tribunal de Justiça (STJ), tem consolidado o entendimento de que a assinatura eletrônica avançada ou qualificada é suficiente para a validade dos atos processuais, desde que garantida a identificação inequívoca do signatário (ex:).

O Papel do Profissional do Setor Público

Defensores, procuradores, promotores, juízes e auditores desempenham um papel crucial na governança do processo eletrônico. A atuação preventiva, por meio da elaboração de normativas internas e pareceres jurídicos que orientem a implementação e o uso dos sistemas, é fundamental para mitigar riscos legais.

A atuação contenciosa, por sua vez, exige a compreensão das nuances do processo eletrônico, como a contagem de prazos, a validade de intimações eletrônicas e a admissibilidade de provas digitais. O novo Código de Processo Civil (Lei nº 13.105/2015), embora focado no processo judicial, traz princípios e regras que podem ser aplicados subsidiariamente ao processo administrativo eletrônico, orientando a atuação dos profissionais do direito.

Orientações Práticas para a Governança Eficaz

A governança do processo eletrônico no Executivo não se resume à aquisição de software. Ela exige uma mudança de cultura organizacional e a adoção de práticas de gestão que garantam a eficiência e a segurança do processo. Algumas orientações práticas são essenciais:

1. Capacitação Contínua: Investir na capacitação dos servidores públicos para o uso adequado dos sistemas eletrônicos e para a compreensão das regras de segurança da informação e proteção de dados.
2. Mapeamento e Otimização de Fluxos: O processo eletrônico não deve ser a mera transposição do processo físico para o meio digital. É necessário mapear e otimizar os fluxos de trabalho, eliminando etapas desnecessárias e automatizando tarefas repetitivas.
3. Auditoria e Monitoramento: Implementar mecanismos de auditoria e monitoramento dos sistemas eletrônicos para identificar e corrigir falhas de segurança, gargalos operacionais e possíveis irregularidades.
4. Atenção à Acessibilidade: Garantir que os sistemas eletrônicos sejam acessíveis a pessoas com deficiência, em conformidade com a Lei Brasileira de Inclusão (Estatuto da Pessoa com Deficiência - Lei nº 13.146/2015).

Conclusão

A governança do processo eletrônico no Poder Executivo é um desafio complexo, que exige a articulação entre tecnologia, direito e gestão pública. A observância do arcabouço normativo, a atenção à segurança da informação e a proteção de dados pessoais, aliadas à adoção de boas práticas de gestão, são fundamentais para garantir que a transição para o ambiente digital resulte em serviços públicos mais eficientes, transparentes e acessíveis ao cidadão. Aos profissionais do setor público, cabe o papel de liderar essa transformação, assegurando a legalidade, a segurança jurídica e o aprimoramento contínuo da administração pública na era digital.

Aviso: Este artigo tem caráter informativo e didático. Deve ser verificado e adaptado a cada caso concreto por profissional habilitado. Acesse minuta.tech para mais recursos.